Wie delegiere ich an meine Stellvertretung?

• Definiere die Aufgabe präzise: Beschreibe genau, was erledigt werden muss, warum es wichtig ist und wie Du Dir das Ergebnis vorstellst.

• Setze klare Ziele: Achte darauf, dass Deine Stellvertretung weiss, welche Ziele sie erreichen muss und welche Prioritäten gesetzt sind.

• Gib Entscheidungsspielraum: Achte darauf, welche Entscheidungen die Stellvertretung treffen darf und wo sie auf Dich zurückkommen muss. Das schafft Vertrauen und Klarheit.

• Verantwortlichkeiten klar benennen: Stelle sicher, dass die Stellvertretung weiss, welche Aufgaben sie eigenständig und welche sie mit Dir besprechen sollte.

• Ermuntere zu Rückfragen: Stelle sicher, dass Deine Stellvertretung sich sicher fühlt, bei Unklarheiten nachzufragen.

• Feedback anbieten: Regelmässige Rückmeldungen helfen, den Fortschritt zu kontrollieren und Missverständnisse frühzeitig zu klären.

• Notwendige Ressourcen zur Verfügung stellen: Achte darauf, dass Deine Stellvertretung alles hat, was sie für die Aufgaben braucht (Informationen, Tools, Kontakte).

• Unterstützung anbieten: Auch wenn Du delegierst, solltest Du bestmöglich erreichbar sein, falls Fragen auftreten. Denke daran, eventuell ist es eine Aufgabe, welche erstmalig von Dir delegiert wurde. Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen müssen erst noch wachsen. 

• Fortschritte regelmässig überprüfen: Vereinbare konkrete Zwischenziele, um den Fortschritt zu überprüfen, ohne Dich in die Details zu verlieren.

• Vertrauen aufbauen: Gib Deiner Stellvertretung den Raum, sich auszuprobieren und selbstständig zu arbeiten. Das stärkt das Vertrauen und fördert eine verantwortungsvolle Arbeitsweise (siehe nochmals unter 4).

• Termine setzen: Besprich gemeinsam einen klaren Zeitrahmen für die Aufgaben und vereinbare, wann Du Ergebnisse sehen möchtest.

• Flexibilität ermöglichen: Achte darauf, dass Du bei Bedarf Pufferzeiten einplanst, um Stress zu vermeiden und Raum für unvorhergesehene Ereignisse zu lassen.

• Erfolge anerkennen: Wenn Deine Stellvertretung gute Arbeit leistet, zeige Anerkennung und Lob. Das motiviert und fördert ein positives Arbeitsklima.

• Fehler als Lernchance nutzen: Falls etwas nicht wie geplant läuft, analysiere gemeinsam, was verbessert werden kann, ohne Schuldzuweisungen vorzunehmen.

Mit diesen Punkten kannst Du Aufgaben an Deine Stellvertretung delegieren, ohne das Gefühl zu haben, die Kontrolle zu verlieren, und gleichzeitig das Vertrauen in ihre Fähigkeiten zu stärken.

Als Ergänzung empfehlen wir Dir die SMART-Methode bei der  Zielformulierung einzusetzen: Diese Methode soll sicherstellen, dass die Ziele klar und erreichbar sind. SMART ist eine Definition, die für die folgenden fünf Kriterien steht:

Das Ziel muss eindeutig und klar formuliert sein. Es sollte präzise angeben, was erreicht werden soll, damit keine Unklarheiten bestehen.

• Beispiel: „Steigerung des Umsatzes“ ist zu vage, während „Umsatzsteigerung von 10% im nächsten Quartal“ spezifisch ist.

Das Ziel sollte messbare Kriterien beinhalten, um den Fortschritt und den Erfolg nachvollziehen zu können. Man sollte immer eine Kennzahl haben, die zeigt, ob das Ziel erreicht wurde.

• Beispiel: „Die Anzahl der Kundenkontakte soll um 20% steigen.“

Ein Ziel muss für alle Teammitglieder attraktiv und akzeptabel sein. Es wird immer positiv und mit aktiven Verben formuliert. Das, was mit dem Ziel erreicht wird, soll für alle eine positive Erfahrung sein.

• Beispiel: „Wir wollen in unseren Mentaltrainings Ernährungsthemen aufnehmen, die Menschen helfen, sich gesund zu ernähren.“

Wenn das nicht der Fall ist, werden Sie nicht erreichen können, dass sich Ihre Mitarbeiter an die Zielvereinbarung binden. Sie werden sich dann weniger bemühen, sich dem zu schwierigen Ziel anzunähern, als wenn das Ziel in einem realistischen Rahmen über den bisherigen Leistungen liegt. Unrealistische Ziele wirken demotivierend, weil der Mitarbeiter nicht das Gefühl hat, dass seine Bemühungen überhaupt zum Erfolg führen können.

• Beispiel: „Eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 50% in einem Monat“ könnte unrealistisch sein.

Jedes Ziel sollte einen klaren Zeitrahmen haben, innerhalb dessen es erreicht werden soll. Dies sorgt für Dringlichkeit und Struktur.

• Beispiel: „Das Projekt soll innerhalb der nächsten sechs Monate abgeschlossen werden.“

Weiteres Beispiel für ein SMART-Ziel:

„Die Anzahl der Neukunden soll bis Ende des Jahres um 15% gesteigert werden, indem wir unsere Marketingstrategien anpassen und den Kundenservice verbessern.“